¿Te identificas con la foto?. Tu escritorio está parcialmente sepultado por pilas de papeles sin procesar.
Cada vez más, las empresas hemos de aplicar lo que se conoce como “oficina sin papeles”, proceso que motiva el paso de la documentación en papel hacia el formato digital.
Sin duda la seguridad es un factor importante, y ésta aumenta en una oficina sin papeles, ya que se dispone del control de acceso a los documentos y se establece un sistema jerárquico de permisos. Ese sistema es administrado en Métrica Consulting por nuestro departamento de Sistemas.
Pongamos un ejemplo: un grupo de empleados solo puede ver el contenido de un documento, pero no lo puede modificar, mientras que otro grupo sí podría hacerlo. También es posible conceder permisos para ver solo una parte de un documento, ideal para proteger la información contable o confidencial.
El objetivo es evitar que múltiples departamentos o empleados tengan copias impresas del mismo documento. También se elimina la necesidad de distribuir versiones actualizadas. Una vez que se actualiza un documento, la nueva versión está inmediatamente disponible para todos los que tengan autorizado el acceso.
Cuando los documentos se guardan en forma electrónica, en vez de tener copias físicas apiladas en tu puesto de trabajo, se producen menos archivos en papel y las necesidades de almacenamiento físico disminuyen drásticamente.
En resumen, los beneficios de no tener tantos documentos en el escritorio son:
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-El ahorro de costes, tanto directos como indirectos. -Ahorro de tiempo. -Seguridad. -Calidad en el servicio. |
Diana Araujo Morera
Área de Social Media de MÉTRICA Consulting
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